مهدی بهروزی نژاد/
بیایید با هم روراست باشیم، همه ما در زندگی‌مان به زمان بیشتری نیاز داریم.
شاید زمان بیشتری برای گذراندن با خانواده و دوستانمان لازم داشته باشیم، یا برای بهتر کردن کسب و کارمان، و یا اصلا بخواهیم بیشتر استراحت و تفریح کنیم.
اگر می‌خواهید از زمانتان بهتر استفاده کنید، انرژی خود را در طول روز حفظ کنید، و سریع‌تر به اهدافتان برسید، ادامه مطلب را بخوانید.
در این راهنمای بهره‌وری ما درباره موضوعات زیر صحبت میکنیم:
- برنامه‌ریزی
- اولویت‌بندی اهداف
- کمک گرفتن
برنامه‌ریزی
از قبل برنامه‌ریزی کردن روز، هفته و حتی ماه، برای انجام کارها و به حداکثر رساندن زمان مفیدتان امری حیاتی است.
حتما شنیده‌اید که: «برنامه بد همیشه از بی‌برنامگی بهتر است.»
اما چطور برنامه‌ریزی کنیم که نتیجه بهتری بگیریم؟
قانون 90 دقیقه
قانون 90 دقیقه می‌گوید که چرخه خواب ما با زمانهای 90 دقیقه‌ای تعریف می‌شود، پس باید زمان خوابمان را جوری تنظیم کنیم که مدت خوابمان تقریبا مضربی از زمان 90 دقیقه باشد.
قانون 90 دقیقه درباره چرخه‌های کاری هم مورد استفاده قرار می‌گیرد.
بسیار بهتر است که در بخش‌های زمانی 90 دقیقه‌ای کار کنیم، یعنی تمرکز کامل‌مان روی مطلبی خاص، یا مجموعه‌ای از مطالب مرتبط، حداکثر 90 دقیقه طول بکشد.
به عنوان مثال تقویم من معمولا این شکلی است:
من معمولا برای خودم یک زمان مرده چهل دقیقه‌ای در نظر می‌گیرم، چراکه فکر می‌کنم مسائل بیشتر از حد انتظارم وقت می‌برد.
بهترین کار این است که مسائلی را که به فعالیت مغزی یا جسمی مشابهی نیاز دارد، در یک بسته زمانی قرار دهید.
مثلا من همه کارهای خلاقانه مثل وبلاگ نویسی را صبح‌ها انجام می‌دهم، یا تماس‌ها و مصاحبه های تلفنی را در یک گروه زمانی دسته‌بندی می‌کنم.
حتی می‌توانید زمان وبگردی خود را نیز در تقویم‌تان بگنجانید و با خیال راحت به این کار بپردازید.
پس از کار 90 دقیقه‌ای، 30 دقیقه به خوذتان استراحت بدهید و تجدید قوا کنید، کش و قوسی به بدنتان بدهید، قدمی بزنید، به دوستی تلفن بزنید، یا چیزی بخورید. کشف کنید که چه کارهایی به شما انرژی می‌دهد و در زمان استراحت انجام‌شان دهید.
به یاد داشته باشید که بیش از اندازه به خودتان استراحت ندهید، هرچه کمتر بهتر. یادتان باشد که طبق قانون پارکینسون اگر مقدار زمانی را برای انجام کاری در نظر بگیریم، دقیقا همان مقدار زمان برای انجام آن کار نیاز خواهیم داشت، به کارش هم بستگی ندارد.
زندگی‌تان را پاره‌تو کنید
اصل پاره‌تو اولین بار توسط بازرگان ایتالیایی ویلفردو پاره‌تو معرفی شد.او فهمید که 20 درصد انسان‌ها، مالک 80 درصد زمینها هستند.
این نظریه تقریبا به تمام جنبه های زندگی ما بسط داده شد، از جمله به موضوع مدیریت زمان.
به کارهای روزمره خود دقت کنید.20 درصد تلاشهای شما 80 درصد دستاوردهای‌تان را به دنبال دارد.
آیا مشتریان به‌خصوصی دارید که 80 درصد درآمدتان را تامین می‌کنند؟
یا شاید بخواهید 20 درصد زمانتان را صرف فرستادن یادداشت‌ها یا هدایای غیرمنتظره‌ای به آن مشتریان به‌خصوص کنید که 80 درصد درآمدتان را تشکیل می‌دهند.
حال یک قدم فراتر می‌رویم.
از لحاظ نظری ما می‌توانیم قانون پاره‌تو را دوباره هم به کار ببندیم. حال این قانون را مجددا روی همان 20 درصد تلاشی که 80درصد نتایج‌تان را به دنبال دارد، به کار می‌گیریم. بدون این‌که خیلی وارد بحث ریاضیات شویم، نتیجه این است که 4 درصد تلاش شما 64 درصد نتایج‌تان را به‌دنبال دارد.
اکنون یک گام عقب برمی‌گردیم تا اهداف و دستاوردهای نهایی‌مان را تحلیل کنیم، و ببینیم چه چیز و چگونه ما را سریع‌تر به آن‌ها می‌رساند.
حال به مرحله بعد می‌رسیم.
اولویت‌بندی اهداف
بسیاری از افراد لیستی از اهداف روزانه، هفتگی و ماهانه تهیه می‌کنند.
نحوه اولویت‌بندی فعالیت‌هایتان، تعیین کننده میزان موفقیت شما در رسیدن به اهدافتان است.
برنامه صبحگاهی
- صبح‌ها خودخواه باشید
اگر می‌خواهید بهره‌وری‌تان بالا باشد، بسیار ضروری است که صبح‌ها کاملا خودخواه باشید.
خیلی‌ها، اولین کار روزانه‌شان خواندن ای‌میل است. و این یعنی ما روزمان را با دستور جلسه دیگران آغاز میکنیم، نه دستور جلسه خودمان.
موفق‌ترین افراد صبح‌شان را به خودشان اختصاص می‌دهند، حال ممکن است این کار ورزش کردن، فکر کردن، ویا حتی خوردن یک صبحانه کامل باشد.
اغلب این زمان، تنها فرصت ما برای تفکر، انرژی دادن به خود، و آماده شدن برای بقیه روز است. قدر صبح‌تان را بدانید.
- دوش آب سرد بگیرید
روش انجام کار چنین است: دفعه بعد هنگام حمام صبح (ویا شب بسته به سلیقه‌تان) طبق معمول و با دمای همیشگی دوش بگیرید. بعد از اتمام کار، آب داغ را ببندید و 10-15 ثانیه زیر آب کاملا سرد بایستید.سپس آب را کاملا داغ کنید و 10-15 ثانیه ادامه دهید و در انتها 10-15 ثانیه دیگر زیر آب سرد بمانید.
این کار جریان گردش خون را تقویت کرده و سیستم ایمنی بدن را بهبود می‌بخشد.این عمل نه‌تنها خواب را از سرتان می‌پراند، بلکه کاملا سرحال‌تان می‌آورد.
- کار خلاقانه انجام دهید
مطالعات نشان می‌دهند که ما صبح‌ها خلاق‌تر هستیم، چرا که غشای خارجی لوب پیشانی مغز بیشتر از همه، هنگام خواب و پس از آن فعال است. یعنی همه کارهای خلاقانه از جمله نوشتن، فکر کردن و ایده پردازی باید در ساعات ابتدایی روز برنامه‌ریزی شود.
همان‌طور که قبلا گفتم من کارهای نوشتنی و برنامه‌ریزی‌های مهم را صبح ها انجام می‌دهم و البته برایم بسیار نتیجه‌بخش بوده است.
اگر می‌خواهید خلاق‌تر باشید ادامه مطلب را بخوانید
هرشب 3 کار مهم فردا را بنویسید
حال نوبت برنامه شبانگاهی‌ست
هرشب قبل از رفتن به رختخواب و یا قبل از ترک دفترکارتان، لیستی از 3 کار مهم را که فردا باید انجام شوند تا 80 درصد دستاوردهای‌تان را کسب کنید، تهیه کنید.
مطمئن شوید بیشتر از 3 تا نشود. حتی اگر می‌توانید بسیار بهتر است فراتر بروید و تنها 1 هدف را تعیین کنید که 80 درصد نتایج‌تان را به دنبال دارد.
نکته شخصی: من لیست 3 وظیفه‌ام را پس از نوشتن، روی مانیتور کامپیوترم می‌چسبانم تا همیشه جلوی چشمم باشد.
- لیستی از کارهایی که نباید انجام دهید تهیه کنید
بسیار مهم است که بدانیم چه کارهایی را نباید انجام دهیم تا بتوانیم روی آنچه باید، متمرکز شویم.
جک دورسی بنیان‌گذار توئیتر یکی از طرفداران بزرگ تهیه لیست نبایدهاست.
لیست نبایدهای او از این قرار است:
- نباید از تماس چشمی با دیگران اجتناب کنم
- نباید تاخیر داشته باشم
- نباید انتظاراتی که نمی‌توانم برآورده کنم ایجاد کنم
- نباید شکر بخورم
عادتهای ناپسندی را که باعث می‌شود حواستان از تمرکز بر کارهای مهم‌تان پرت شود، شناسایی کنید.
شاید بعضی از این‌ها باشد:
- بیش از اندازه چک کردن ای‌میل
- حضور دائم در شبکه‌های اجتماعی
- باز گذاشتن پنجره‌های زیاد
- بیش از اندازه کارکردن
همچنین شما می‌توانید لیست بایدهایتان را با لیست نبایدهایتان در یک برگه ترکیب کنید و همیشه آن‌ها را جلو چشم خود داشته باشید. اغلب نگاه کردن به لیست نبادها نتیجه‌بخش‌تر است.
کمک گرفتن
به‌عنوان یک کارآفرین با تیپ شخصیتی الف، من و افرادی مثل من تمایل داریم از همه بهتر باشیم. سخت است که تصور کنیم شخص دیگری می‌تواند کاری را به خوبی ما انجام دهد.
حقیقت این است که در 24 ساعت توانایی انجام کارهای محدودی را داریم. پس نه‌تنها باید به هزینه فرصت از دست رفته‌مان بیندیشیم، بلکه باید به پیشرفت هم فکر کنیم.
چند تجارت یک‌نفره موفق سراغ دارید؟
به‌هرحال مرحله‌ای در زندگی شغلی‌مان فراخواهد رسید که زمان صرف شده برای کارمان به سود مالی تبدیل شود؛ پس باید ارزش هزینه فرصت ازدست‌رفته‌مان را به‌درستی بدانیم.
برای روشن شدن مطلب مثال زیر را درنظر بگیرید:
فرض کنید شما برای کسب 500 دلار درآمد ازراه فروش تلفنی محصول‌تان، به 3 ساعت زمان نیاز دارید، همچنین درحال‌حاضر برای کارهای خانه‌داری و پخت‌وپز روزی 3 ساعت زمان صرف می‌کنید، با توجه به فانون هزینه فرصت ازدست‌رفته دراین شرایط منطقی است که فردی را استخدام کنید و با هزینه 100-150 دلار کار 3ساعته خانه‌داری‌تان را به او بسپارید و خودتان آن 3 ساعت را صرف رشد شغلی‌تان کنید.
حتی اگر هیچ بازگشت سرمایه مستقیمی وجود ندارد، باید حتی‌الامکان وظایفی را که بر رشد کاری‌تان متمرکز نیست و یا درحیطه تخصص‌تان قرار ندارد، به دیگران بسپارید.
3 لیست برای آزادی
تمرین موثری وجود دارد که نگرش شما را نسبت به زمان تغییر می‌دهد.
کاغذ و قلمی آماده کنید و جدولی با 3 ستون شامل سرفصل‌های زیر رسم کنید:
کارهایی که از انجام دادنش نفرت دارید
کارهایی که قادر به انجام‌شان نیستید
کارهایی که نباید انجام دهید
کمی وقت صرف کنید و در طول هفته این جدول را با کارهایی که با بهره‌وری کم انجام می‌دهید، پر کنید.
نمونه ای از این جدول را مشاهده می‌کنید:
این یک لیست راهنما برای کارهایی است که باید به دیگران واگذار کنید. پیشنهاد می‌کنم از کارهایی شروع کنید که از انجام دادن آن نفرت دارید.
نه‌تنها می‌توانید از خدمات حضوری افراد استفاده کنید،وبسایت‌هایی هم هستند که بعضی از این خدمات را آنلاین ارائه می‌دهند.
همچنین برنامه‌هایی وجود دارند که روی کامپیوتر یا موبایل نصب می‌شوند، از جمله انواع یادآورها و یا برنامه‌هایی که وبلاگ و ای‌میل را جدول‌بندی زمانی و در زمان مناسب مطالب را ارسال می‌کنند.
امیدوارم این مطلب به شما کمک کرده باشد. ممنون می‌شوم اگر شما نیزتجربیات مفیدتان را این‌جا با ما درمیان بگذارید.
یادداشت بسیار جالب و کارایی است.
هواخوری داره یواش یواش فرم خودش را پیدا می‌کنه.
موفق باشید.
ممنون محسن آقا، یواش یواش داریم دوباره میفتیم رو خط، خوشحال میشم نظراتتون رو بفرمایین