چگونه با جعبه آیزنهاور، کارهای اضافی را انجام ندهیم؟

آیزنهاور آنقدر زندگی پرباری داشت که نمیتوانید تصور کنید. او 34مین رییس جمهور امریکا بود که از سال 1953 تا 1961 ریاست کرد و در طول دوره ریاست‌ش پروژه‌های بزرگی در زمینه وضعیت بزرگراه‌های بین ایالتی امریکا، راه‌اندازی اولین شبکه کامپیوتری (دارپا) (پدر اینترنت کنونی)، راه‌اندازی سازمان NASA و استفاده صلح امیز از دیگر منابع انرژی اتمی انجام گرفت. روش او برای استفاده بهینه از وقت‌ش چه بود؟

قبل از رییس جمهور شدن، او یک افسر پنج ستاره در ارتش امریکا بود. در طول جنگ جهانی دوم به عنوان فرمانده متحدین در اروپا خدمت کرد و مسول برنامه‌ریزی و اجرای تهاجم به افریقای شمالی، فرانسه و آلمان بود. همچنین رییس دانشگاه کلمبیا بود و اولین فرمانده عالی ناتو هم شد. با این حال در اوقات فراغت‌ش گلف بازی می‌کرد و با رنگ روغن نقاشی می‌کشید.

او به طرز شگفت‌انگیزی می‌توانست توانایی‌اش را نه هفتگی یا ماهانه بلکه تا سال‌های سال حفظ کند و تعجبی ندارد روش‌هایی که او برای مدیریت زمان، کارها و بهره‌وری در کارهای‌ش داشت، توسط بسیاری از محققان مطالعه شده باشد.

مشهورترین استراتژی او در حوزه‌ی کارایی امور، جعبه آیزنهاور نام دارد. تنها چیزی که در این روش لازمه، تصمیم‌گیری است که همین الان هم قابل استفاده است. پس بیایید درباره ی اینکه چگونه می‌توان با استفاده از این روش بازدهی بیشتری داشت و طرز کار آن، بیشتر صحبت کنیم

جعبه آیزنهاور: چگونه مفیدتر باشیم؟

استراتژی او برای برای سازماندهی امور و انجام انها بسیار اسان است. (از ماتریکس تصمیم گیری زیر استفاده کنید. کارهای‌تان برطبق این 4 اصل طبقه بندی کنید)

1-اورژانسی ومهم:(کارهایی که سریعا باید انجام دهید)

2-مهم (کارهایی که درزمان دیگری هم میتوان انجام داد)

3-امور کم اهمیت (کارهایی که می‌توان به دیگران محول کرد)

4-اموری که باید از لیست انجام کارها حذف شوند

ویژگی مثبت این ماتریکس این است که میتوان از ان در برنامه های دیگری هم استفاده کرد. مثلا هفتگی (این هفته چگونه وقتم را بگذرانم) یا روزانه (امروز باید چکار کنم).

مثالی از برنامه ریزی‌ای که خودم با استفاده از این جدول کرده‌ام می اورم:

چیزی که مهم است،  کمتر پیش می اید که ضروری باشد و چیزی که ضروری است هم به ندرت مهم است

تفاوت امور ضروری و مهم

کارهای ضروری کارهایی هستند که حتما باید سریعا به انها رسیدگی کنید مثل: ایمیل‌های فوری،  تماس‌های ضروری، پیام‌ها و…

امور مهم، کارهایی هستند که در ارزش‌ها و اهداف بلند مدت ما تاثیر دارند

تشخیص این تفاوت‌ها برای کاری که یک بار می‌خواهیم انجام دهیم، آسان است. اما برای کارهای دائمی آسان نیست. دلیل علاقه من به جعبه آیزنهاور، این است که برای تصمیمات ما یک چهارچوب خوب ارائه می‌دهد و کاری به تعداد دفعات انجام ان کار ندارد. تنها قسمت سخت این روش پایبند بودن به ان است. در اینجا مشاهداتی که از عمل به این روش داشته ام می اورم

حذف قبل از انجام

چند سال قبل وقتی در حال مطالعه کتابی در مورد برنامه‌نویسی بودم ، عبارتی جالب به چشمم خورد. «هیچ کدی، سریع‌تر از بی کدی عمل نمیکند» به عبارت دیگر سریع‎ترین راه برای انجام امور، حذف کردن‌ش است! خواه آن کار برنامه نویسی باشد یا کاری که در لیست انجام امورتان است. این راه دلیلی برتنبل شدن شما نیست، بلکه فقط پیشنهادی است تا خودتان را مجبور کنید که تصمیمات سخت بگیرید و کارهایی که شما را به سمت اهداف‌تان پیش نمی‌برد، حذف کنید

بسیاری از اوقات از کلی ابزارهای مدیریت زمان و بهره‌وری استفاده می‌کنیم تا از خودمون نپرسیم «واقعا این کار رو باید انجام بدم؟» مشغول کردن خودتان و اینکه به خودتان بگویید من باید از اینی که الان هستم موثرتر باشم یا اینکه امشب بیشتر از همیشه بیدار بمانم و کار کنم، ساده‌تر از تحمل رنج ناشی از حذف یک کار اضافی است.

به گفته «تیم فریس»: مشغول بودن شکلی از تنبلی است. فکر نکردن و کاریکنواخت

من متوجه شدم که این روش واقعا موثر است به خاطر اینکه به من گوشزد میکند ایا واقعا کاری که در حال انجام‌ش هستم، ضروری است یا نه. به عبارت دیگر، اینطوری من دوست دارم به جای دیوانه‌وار تکرار کردن کردن کار،  ببرمش به یک چهارم کارهای حذفی. صادق باشیم: اگربخواهیم تمام کاری را که هرروز وقت‌تان را با آن تلف می‌کنید، دیگه لازم است درباره انجام بهینه کارهای مهم یا ضروری، نکته‌ای گفته بشه.

ایا این کار به من کمک  میکند تا به اهدافم برسم؟

یادداشت اخر:اگر هدفتان مشخص نیست حذف کردن اعمال وقت گیر سخت تر خواهد بود بنا به تجربه خودم 2سوال در پس روش Eisenhower وجود دارد که میتواند به روشن سازی این فرایند کمک کند:

1-هدف من چیست؟

2-چه ارزشهایی زندگی من را به پیش می‌برند؟

اینها سوالاتی هستند که من در مرور سالانه زندگی‌ام از خودم میپرسم. پاسخ به این سوالات به من کمک می‌کند تا کارهای زندگی‌ام را دسته‌بندی کنم. چه کارهایی را انجام دهم و کدام‌شان را حذف کنم. وقتی که کارهای ضروری و مهم را از هم تفکیک می‌کنم بسیار آسان‌تر خواهد شد.

روش آیزنهاور، خالی از خطا و اشتباه نیست. اما من این را ابزاری مفید تصمیم گیری و افزایش کارایی‌ام و همچنین حذف رفتارهایی که انرژی ذهنی‌ام را می‌گرفتند، و وقتم را تلف می‌کردند و به ندرت مرا به سمت اهدافم پیش می‌برندند، یافتم. امیدوارم شما هم به خوبی این روش پی ببرید

منبع: +