آیا شما اغلب بعد از یک روز طولانی و خسته کننده در حالی که سر خود را می خارانید از خودتان می پرسید که من امروز چه کاری انجام دادم؟ بدانید که در این مورد تنها نیستید، اکثر ما معمولا به همین حس دچار می شویم. جاش لانگ که یک طراح و نویسنده است در این مورد اینطور توضیح می دهد که شما می توانید با انجام دو کار از شر این حس خلاص شوید : 1- محدودیت 2- تمرکز
3 کار قطعی و نهایی
بهترین راه برای انجام کارهای روزانه این است که تا جائیکه ممکن است بر روی کاری که انجام می دهیم زمان بی وقفه بگذاریم. درست است که دوست داریم در طول روز به همه کارهای خود برسیم ولی واقعیت این است که ما فقط برای انجام 3 کار زمان کافی داریم. در واقع این شغل ماست که می تواند تعیین کننده انجام این 3 وظیفه باشد تا تعادل زمانی را بتوانیم برای این سه کار ایجاد کنیم. اگر شما بخواهید چک لیست کارهای خود را با 25 مورد کاری پر کنید مطمئن باشید که وقت انجام کامل همه آنها را نخواهید داشت. زمانیکه موقع انجام کارهای لیست شده تان فرا می رسد نباید با سرعت این کارها را انجام دهید. ما در میان چالش های روزانه خود باید با دقت و آرامش کارهای خود را انجام دهیم تا کار خوب حاصل شود. بنابراین اولین کاری که باید انجام دهید ایجاد محدودیت در زمان است.
ایجاد محدودیت در زمان
همیشه صادق بودن با افرادی که برای آنها کار می کنیم بهترین بوده است. در غیر اینصورت خواهید دید که خودبخود تمامی وقت شما با مکالمات کاری و ایمیل های پشت سرهم پر خواهند شد. اگر شما پارامترهایی را در پیش روی خود بگذارید، از تمرکزی که بر روی کارهای خود خواهید داشت شگفت زده خواهید شد. مردم بیشتر به شما احترام می گذارند و در پایان روز کارهای محدود شده در زمان خود را به تمامی انجام خواهید داد.
اگر شما اجازه دهید که در زمان کاری خود در دسترس همگان باشید بدون تردید در کارهای شما وقفه ایجاد می شود و به خوبی پیش نمی رود. فرض کنید 2 ساعت از وقت خودتان را در جلسه ای صرف می کنید که می توانید آن را با یک پیام سریع انجام دهید. چراکه در جلسات رو در رو معمولا به دلیل مکالمات طولانی و بی ربط به موضوع، وقت بیشتری از شما تلف می شود.
تمرکز
تمرکز مفهوم جالبی است چراکه متغیرهای زیادی وجود دارد که می تواند میزان تمرکز را در هر لحظه تغییر دهد. اگر برنامه ریزی زمانی ما درست نباشد و ما مشغول کارهایی که نباید باشیم، حواس ما پرت می شود و بین کارهایمان فاصله می افتد. تصور کنید برای یادآوری انجام کارهایتان مرتب موبایل یا کامپیوتر شما آلارم دهد، وقفه هایی که در کارهایتان به این واسطه ایجاد می شود به طور میانگین حدود 15 دقیقه است؛ به همین دلیل ابتدا نیاز دارید محدودیت را بر زمان و کارهای خود بگذارید و بعد تمرکز کنید تا وقفه ای در کار شما ایجاد نشود.
بگویید نه!
یک چیزی که هرکسی از آن نفع می برد ارزشی است که در هنگام تلاش برای انجام کارمان، ایجاد می شود. بزرگترین مانع برای انجام بهترین ها، وقفه و عدم تمرکز است. سخت ترین چیزی که در مورد هدایت خودتان به عنوان یک حرفه ای وجود دارد این نیست که چه کاری انجام می دهید بلکه این است که چه کاری را انجام نمی دهید. به بیانی دیگر در مورد چیزی است که به آن «نه» می گویید. هر چقدر در محل کار خود بهتر باشید، دیگران بیشتر از شما برای انجام کارشان کمک می خواهند. ارزش خودتان را بفهمید و به کارها و یا پروژه هایی که به درد شما نمی خورند «نه» بگویید.
نتیجه گیری
بهره وری موثر موقعی اتفاق می افتد که ما علاقمندیهای خود را هدفمند کنیم و وقفه های زمانی خود را از بین ببریم. به منظور انجام کارهای خود، محدودیت زمانی بگذارید تا بتوانید تنها با انجام 3 کار در طول روز، تمرکز لازم را داشته باشید. بدون این محدودیت هیچ کاری به طور واقعی انجام نمی شود.